1.ZOOMってなに？
最近の社会の現象から、テレワークに変更になった会社も多いことでしょう。
ですが、これまでテレワークを経験していなかった方は何から手をつけたらいいのかわからないという方も多いですよね。
そこで多くの企業が取り入れているのがZOOMなんですね。
ZOOMはアメリカの会社ZOOM Video communications lncによって開発されたWeb会議（テレビ会議）システムです。
ZOOMは、パソコン、スマホやタブレットなどマイクやカメラのついた端末を使い、テレビ電話のような一対一の通話から、複数人でのオンライン会議など様々な用途で使用でき、ネット環境さえあれば地球上のどことでも円滑にコミュニケーションをとることのできる便利なツールです。
またミーティングやセミナーに必要な機能が全て盛り込まれいるため、ビジネスシーンで使うツールとして現在は大変注目を集めているアプリです。
2.ZOOMのメリットとデメリット
最近よくSNSやテレビで名前は聞くようになったZOOM。
でも「ビデオ通話するアプリなら今まで使っていたアプリ十分。」と思っている方もいらっしゃいますよね。
でもなぜ今ZOOMが人気なのでしょうか。
やはり人気があるものには理由があります。
ここからはZOOMのメリットとデメリットについて詳しく説明していきます。
2-1.メリット
ZOOMを使うメリットについて６つに分けて説明していきます。
・通話をかける側がアカウントを持っていれば良い
・デバイスの種類を問わず使える
・通信データが少ない
・細かい設定が不要
・有料プランが比較的安い
・便利機能がたくさん
以上が挙げられます。
1.通話をかける側さえアカウントを持っていれば、ゲスト側の登録は不要
ZOOM以外にも通話やオンライン会議ができるツールが多数ありますが、通話をかける側、ゲスト側の双方でアプリのインストール・登録をしないといけないものがほとんどです。
ZOOMでは通話をかける側（ホスト）がアカウントやソフトを持っていれば、相手はホストから送られるURLをクリックするだけで通話をすることが可能です。
厳密に言えば、ZOOMもソフトをインストールする形になるのですが、初めて通話を開始した時にバックグラウンドでインストールし始めるようなイメージです。
なので、通話相手がパソコンやスマホの操作が苦手でも、簡単に繋がることができるんですね。
２.デバイスの種類を問わず使える
スマホやタブレットもiOS、Androidと種類を問わず使えます。
もちろんパソコンもWindows、Mac、Linux、Chromebooksなど様々な媒体に適応している為、お互いに違う機器を使用していても通話をすることが可能です。
つまりZOOMアカウントを持っている側（ホスト）側がURLを送れば、どのデバイスを使っていても即通話をスタートすることができるのです。
３.通信データが少ない
同時通話は転送データ量が多いので人数が増えるほど通話の質が不安定になる傾向にあるビデオ通話ですが、ZOOMでは50人ほどの大人数でも安定して通話をすることができます。
ではなぜ安定した接続が可能なのでしょうか。
その理由はZOOMは非常にデータ通信が軽いことにあります。
他のツールと比べても圧倒的に少ない通信データで繋がることができる為、大人数でも安定して通話をすることが可能なのです。
また、相手のパソコンやタブレットのスペックが低い場合や通信速度が低い場合でも安定した通話ができます。
４.細かい設定が不要 ボタン一つで録音も可能
ZOOMでは使用しているデバイスを自動的に判断してくれます。
そのためマイクとイヤホンが繋がっていれば細かい自動設定をしなくても、すぐに通話に入ることができます。
また、画面を録画・録音する際に違うソフトを開かないといけないという問題を抱えるツールも多くありますが、ZOOMではZOOM機能にある録画・録音ボタンを押すだけで録画や録音が開始されます。
５.有料プランが比較的安い
ZOOMにも有料プランはありますが、基本的に有料プランに入らなくても充分すぎる機能を使うことができます。
また、お仕事などで沢山使おうと思っている場合でも比較的安価で有料プランに入ることができます。
これなら継続利用しても毎月の固定費も安く済むので心強いですね！
６.他にも便利機能たくさん
ZOOMではチャット、音声、ビデオ通話機能の他に、ホワイトボード機能やテロップ機能などもついています。
また、グループ内でさらにグループ分けする機能など、柔軟性のある機能が沢山ついていることも魅力の一つです。
しかもそれらの機能は簡単に使うことができます。
2-2.デメリット
ここまでZOOMの良いところをたくさん紹介してきましたが、そんなZOOMにもデメリットと感じる部分は存在します。
人により大きなデメリットに感じる部分があるとすれば、通話が終了すると通話中にしたチャットのやりとりが確認できないという点です。
チャット機能はついているものの、双方でアカウントを発行するわけではないので、「通話を始めても良いですか？」などのメッセージやZOOMのURLを送る場合も他のアプリやメールを使いやりとりする必要があります。
またホストは設定をすれば「.txt」のテキスト形式でログを確認することは可能ですが、参加者側は確認できない仕様となっています。
ですが目的が通話だったり、通話時の共有事項のみにチャットを使用する場合はあんまり気になることはないでしょう。
もう一つデメリットがあるとするならば、英語表記が多いことです。
とは言え中学生で習うレベルの一般値意識があれば、なんとなく理解できる範囲ではありますのであまり心配はいらないです。
また最近では、日本での需要も増えた為か日本語での説明が増え見やすくなりました。
なのでそこまで気になることもないでしょう。
3.無料版と有料版で使える機能は変わる？
ZOOMには無料ライセンスからエンタープライズライセンスまで４つのライセンスがあり、人数や利用用途によって選択することが可能です。
また、会議室などに機器を固定して利用する「Zoom rooms」というオプションライセンスもあります。
お金をかけることで使えるようになる機能もありますが、お金をかけずとも十分快適に使用することができるZOOM。
では無料ライセンスと有料ライセンスの違いについて説明していきます。
・画面共有（ファイル、ホワイトボード）
・ブレークアウトルーム（グループ分け）
・リモート操作
・レコーディング（録音・録画）
・テキストチャット など
上記の項目は無料で使える機能です。
ちょっとした通話や友人とのビデオ通話を楽しむくらいなら無料版でも十分満足のいく機能が揃っています。
ですが、もし企業やセミナーなど商用に使用したい場合は十分とは言えないかもしれません。
そこで有料ライセンスとも比較してみましょう。
有料ライセンスでは
・時間制限がなくなる
・クラウドレコーディング機能
・共同ホスト機能
・投票機能
などの便利機能が使用できるようになります。
ではそれぞれの機能について詳しく紹介していきます。
3-1.通話の時間制限
ZOOM無料版では一対一の通話での時間制限はありませんが、３人以上のグループ通話になると40分の時間制限がついてしまいます。
時間制限があるなら他のアプリの方がいいと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、通信速度や相手のインストールの手間、セキュリティ面などを比較して検討すると良いかもしれません。
また、有料ライセンスでは高いセキュリティの中で安定した通信を行うことができ、安心して大規模な会議なども行うことができます。
時間制限を気にせず、質の高いミーティングをしたい方は便利機能もついた有料ライセンスへの加入がおすすめです。
3-2.アンケート機能
有料ライセンスで得られる便利機能の中で特に注目したいアンケート機能。
アンケート機能は会議中の多数決はもちろん、セミナー後の満足度調査などにも使えますよね。
特に大人数が参加する場合、大変便利に感じるでしょう。
3-3.録画した会議の保存場所
ZOOMには録画、録音機能が備わっています。
先ほど「ZOOMのメリット」の項目でも紹介しましたが、無料版でも録画・録音機能がついているんです。
では無料ライセンスと有料ライセンスでは何が違うのでしょうか。
それは「保存方法」です。
保存方法が変わることによってその情報を共有する際に違いが出てきます。
無料版で使用できる「ローカル保存」は録画・録音した内容をPCやスマホなどのデバイスに直接保存する方法です。
この保存方法だと、情報を共有する際にメールでの送信やYouTubeにアップするなど、違うサービスを介さなければならず手間がかかってしまいます。
一方有料ライセンスではサーバー上に保存する「クラウド保存」を選択することができます。
この保存方法では、保存先のURLを伝えるだけで情報を共有できます。
そのためローカル保存した時よりも手間が掛らず簡単なんですよね。
3-4.共同ホスト機能
共有ホスト機能とはミーティングの主催者（ホスト）とは別に、ホスト権限をもつユーザーの設定ができる機能のことです。
こちらの共同ホスト機能はホストが一時的に席を外す場合や、他の人に進行役をお願いする場合に便利です。
こちらの機能は有料ライセンスに可能することで使える機能で、無料版では利用できません。
3-5.有料版がおすすめな人
ここまで無料ライセンスと有料ライセンスの違いをお伝えしました。
ZOOMは無料版でもほぼ全ての機能を利用できますが、ミーティングの規模や目的によっては不十分に感じることもあるかもしれません。
ですので、
・3人以上で長時間グループ会議を行う可能性がある
・大規模な会議や、セミナー、オンラインサロンを開きたい
・サーバー上に録画データを保存したい
上記ようなケースに当てはまる方は有料ライセンスの取得がオススメです。
4.ZOOMのアカウント登録方法
これでZOOMの特徴を一通り理解していただいたことでしょう。
では、次にZOOMのアカウント登録方法を解説していきます。
ミーティングに参加するだけだと必ずしも登録する必要はありませんが、主催者になる場合は登録しておく必要があります。
それでは、順番に解説していきます。
まず、ZOOMを検索し、ZOOMミーティングのサイトを開きます。
もしくはこちらからZOOMのサイトに飛んでください。
登録したいメールアドレスを入力して「サインアップは無料です」をクリックします。
ここでメールアドレスの確認作業が必要ですので、必ず受信できるアドレスにしましょう。
またFacebook連携もできるのですが、連携が立ちきれなかったり、Facebookを使っているブラウザで開かないとうまくいかなかったり、乗っ取りの可能性が出てきたりと色々と面倒が起きる可能性があるのでメールでの登録をオススメします。
アドレスを入れると「検証のために、誕生日を確認してください。」という項目が現れます。
入力すると「メールアドレス確認してください」という画面が出きますので「確認」を選択し、次に進みます。
「確認」を押すと、登録したアドレス宛にZOOMから下記のようなメールが送られてくるので「アクティブなアカウント」をクリックしZOOMを開きます。
「アクティブなアカウント」をクリックすると下記の画面が出てきます。
英語の文章は「あなたは学校の代行でサインアップしていますか？」という旨の質問です。
個人で使用する場合は「いいえ」を選択して進んでください。
「いいえ」を選択すると、ZOOMへようこそという画面に変わります。
名前とパスワードを入力して「続ける」をクリックします。
仲間を増やしましょうという項目が出てきますが、ここは無視して大丈夫な項目です。
まずは「私はロボットではありません」という項目にチェックをつけ、「手順をスキップする」を選択して次に進んでください。
「ZOOMミーティングを今すぐ開始」をクリックするとZOOMを開催できます。
設定画面を開きたい方は「マイアカウント」をクリックすると移動します。
5.ミーティングに参加する
アカウントの登録ができたら、いよいよミーティングに参加してみましょう。
ミーティングに参加する際は、主催者（ホスト）からメールやLINE等のメッセージアプリでリンクが送られてきます。
今回はLINEで送られてきたリンクから参加します。
リンク付きのメッセージが送られてくるのでクリックします。
クリックすると「このページで”ZOOM.us”を開くことを許可しますか？」というメッセージが表示されるので「許可」をクリックします。
許可すると「ビデオオフで参加」「ビデオオンで参加」の二つの選択ボタンが現れるので選択してください。
どちらかのボタンを選択し参加すると、ホストの許可を待つ待機画面になります。
参加許可が下りるまでこの画面で待機しましょう。
ホストが許可するとミーティングに参加できるようになります。
同時に「音声をつなぐ」という画面が出てきますので、「コンピューターオーディオに参加する」をクリックします。
これで参加完了です。
画像上の「自分」と出ているところが参加画面になります。
今回は音声のみの参加にしたのでカメラは起動していません。
ビデオで参加するとこちらにご自身のカメラに映る映像が表示されます。
6.ミーティングを開催する
先ほどは参加側でしたが、次はミーティングを開催する側になってみましょう。
まず、ZOOMアプリを起動し「新規ミーティング」をクリックします。
「コンピューターオーディオに参加」というボタンが出てくるのでクリックします。
これでビデオ会議を開催することができました。
ビデオ会議を開催できたら次はユーザーを招待しましょう。
6-1.参加者を招待する
マウスを少し動かすと下に黒いバーが出てきまので、その中の「参加者」ボタンを押してください。
参加ボタンを押すと、右側に白い枠が出てきます。
枠内にある招待ボタンを押してください。
すると「招待を送信するメールサービスを選択します」という画面が出てきて招待する方法を選ぶことができるので、いずれかを選択してください。
例えばGmailを選択するとこのような画面になります。
招待する相手のアドレスを入力し送信して招待完了です。
招待したメンバーがビデオ会議に参加すると、入室の許可を求められます。
「許可する」をクリックするとメンバーが会議に参加できるようになります。
7.ZOOM内の表示名を変更する
ZOOMでは下記の方法で表示名を変更することができます。
・参加前に変更
・参加中に変更
・設定から名前を変更
上記の3つのパターンで名前を変更することができます。
ではそれぞれの変更方法を詳しく解説していきます。
7-1.参加前に変更
ZOOMを開き「参加」をクリックします。
「参加」をクリックすると「ミーティングに参加」という画面が出てきます。
ミーティングIDを入力後、その下にある名前をお好みで変更してください。
『山田 変更前』から『山田 変更後』に変えてみました。
最後に参加ボタンを押せば、変更後の名前でミーティングに参加できます。
7-2.参加中に変更
次にミーティング参加中に変更する場合です。
まずミーティングに参加します。
今回音声のみの参加なので真っ黒の画面です。
山田変更前と出ているところがご自身が映る画面になります。
ここの名前を変更します。
まず自分の映る画面（ここでは山田変更前と出ているところ）をクリックします。
クリックすると、このようにいくつか選択するボタンが出てきます。
「名前の変更」があるのでクリックします。
クリックすると、「新しい名前をここに入力」と出てきます。
ここで新しい名前を入力します。
「名前を変更」ボタンを押すと、入力した名前（山田 変更後）に変更されました。
7-3.設定から変更
最後は設定から変更する方法です。
アプリを開いたら赤い丸で囲んだ「設定マーク」をクリックします。
設定を押し、このような画面になったら「プロフィール」をクリック。
クリックすると変更前のプロフィール画面が現れます。
「プロファイルを編集します」をクリック。
クリックするとブラウザでプロフィール画面が開かれます。
名前の横に「編集」ボタンがあるのでクリックします。
「編集」をクリックすると、編集画面になります。
こちらで名前を変更し、下の方にある「変更を保存」を押します
「変更を保存」を押すとプロフィール画面に戻り名前が変更されました。
これで変更完了です。
上の画像はブラウザの画面ですが、アプリ画面でもちゃんと変更されています。
このようにプロフィールから変更する方法だと、会議参加毎に変更しなくてもよくなるので、変更する機会が多い方はこちらの変更を方法をお勧めします。
8.自分の画面を共有する
ZOOMでは同じ画面を見ながら通話ができる画面共有機能があります。
画面を共有することで何か説明をする時に有効活用することができます。
では画面共有の方法を詳しく説明していきます。
まず、ミーティング参加画面の下の方にある「画面共有」ボタンを押します。
共有ボタンを押すとこのようにどの画面を共有するのかを選択できる画面になります。
この画面では自分が開いているサファリの画面や、パワーポイントのなど、共有したい画面を選択することができます。
共有する画面をクリックし、右下にある「画面の共有」ボタンを押します。
「画面の共有」をクリックすると、選択した画面を相手と共有することができました。
8-1.共有中の操作
画面共有を開始すると、ミーティングの操作メニューが画面下から画面上に移動します。
こちらのメニューには様々な操作メニューがあるので簡単に説明します。
ミュート/ミュート解除： マイクをミュートまたはミュート解除
ビデオを開始/停止：ミーティング内でビデオを開始または停止
セキュリティ：会議室のロック、待機室の有効化、参加者の削除、参加者の権限（画面共有、チャット、名前の変更、共有コンテンツへのコメント）管理ができます
参加者の管理：（ホストである場合）参加者を表示または管理
新しい共有：新しい画面共有を開始。再度、共有する画面を選択できます
共有の一時停止： 現在の共有を一時停止
コメントを付ける： 画面共有ツールを使用して、描画、テキストの追加などができる
詳細： その他のオプションを表示
画面共有を終了したい場合は画面上部の「共有の停止」をクリックしてください。
これで共有が終了し、元の通話画面に戻ります。
8-2.ホワイトボード機能を使う
ホワイトボード機能では、文字的テキストや自由に描きたいものを描くことができる機能です。
会議など、口頭ではわかりにくい説明があればホワイトボード機能を使うことで、より有意義な会議を行うことができるんですね。
では、実際にホワイトボード機能を利用してみましょう。
まず、先ほどと同様に「画面共有」の横の矢印をクリックします。
画面共有の選択画面が出てきますので「ホワイトボード」を選択し、「共有」をクリックします。
すると真っ白な画面が出てきますので、ここに自由に描くことができます。
字や絵を描く以外にも、赤枠内にある機能が備わっていますのでぜひ活用してみてください。
9.レコーディングする
ビデオ録画する場合は、ミーティング画面下部の「レコーディング」をクリックします。
「レコーディング」を押すと画面上部に「レコーディング…」と出ます。これでレコーディング成功です。
録画を終了する場合は画面下部の「停止」をクリックします。
停止後、「終了」を押しミーティングの終了をするとこのようにレコーディングしたファイルがダウンロードされ始めます。
また、通常録画・録音機能を使用できるのは主催者（ホスト）のみですが、自分がホストの場合、他の参加者に録画の権限を与えることができます。
会議中に、参加メンバーが一覧で表示される「ギャラリービュー」の画面から許可したい人にカーソルを合わせ、右クリック（Macの場合はcontrol+クリック）します。
「レコーディングの許可」を選択すると選択した人に録画の権限が与えられます。
10.カメラを接続する
通常のZOOMミーティングであれば、スマホやパソコンの内カメラから映像を映して行われますが、本格的にZOOMでミーティングを行う場合、パソコンからの映像ではなくビデオカメラを繋げて映像を流して行うことでより質の高いミーティングを行うことができます。
まず、ビデオカメラとZOOMで使うパソコンを用意します。
その際、ビデオカメラとパソコンを繋げるケーブルも用意しておいてください。。
このように、パソコンとビデオカメラを用意し、ケーブルで繋げます。
この状態でZOOMを開催、もしくは参加します。
ZOOMに入ったら、「ビデオの停止」横の矢印をクリックし、該当するカメラを選択します。
該当するカメラを選択し、画面に映し出されると完了です。
11.バーチャル背景を設定
バーチャル背景を設定することで、自分身体以外の部分が画像や動画で映し出されます。
背景が気に入らないときはぜひご自身のお好みの画像や動画を設定してみてください。
では実際に設定してみましょう。
まず、ZOOMのメイン画面から「ビデオの停止」横の矢印をクリックします。
赤枠の「仮想背景を選択してください」をクリックすると、バーチャル背景の選択画面が出てきます。
右の「+」をクリックするとご自身が保存されている画像を選択することができます。
また、撮影などで使われる緑色の背景をあらかじめ用意しておくことで、画像がくっきりと映ります。
緑色の背景が用意できている場合は「グリーンスクリーンがあります」をクリックし、ご自身の画像を選択してください。
「マイビデオをミラーリング」にチェックを入れると反転して映し出されます。
以上でバーチャル背景の設定は完了です。
12.チャット機能
ZOOMではビデオ通話がメインとなっていますが、チャット機能も利用することができます。
参加者に対して音声や映像では伝えにくい時、もしくは参加者にメッセージの送信を促すときに使われています。
では、チャット機能の操作方法を解説します。
まずメイン画面から「チャット」をクリック。
すると、画面右側にチャット欄が現れました。
右下の送信先を全員にするとZOOMに参加している全員がメッセージを閲覧できます。
全員ではなく特定の参加者にメッセージを送信したい場合は該当する参加者を選択してください。
今回の場合、「参加者Aさん」がZOOM参加者ですので「参加者Aさん」をクリックすると個人間でメッセージを送信することができます。
該当する参加者を選択すると、横に「プライベート」と表記されます。
個人あてにメッセージを送信する際、
・送る相手を間違えていないか
・「プライベート」という表記がされているか
以上に注意しましょう。
以上がチャットの操作方法です。
13.拡張機能を使ってGoogleカレンダーと連携
GoogleカレンダーとZOOMを連携させることでZOOMでの会議を把握しやすくします。
今回は、GoogleChromeの拡張機能を使って連携させます。
まず、こちらから「Zoom Scheduler」をダウンロードしてください。
ダウンロードすると、右上の欄にアイコンが追加されるのでアイコンをクリックします。
その後、「Schedule a Meeting」をクリック
「Schedule a Meeting」をクリックすると、ミーティングの設定画面が出てきます。
ここでミーティング名や日時などの設定を済ませます。
全て入力が完了したら上部の「保存」をクリックしてください。
すると、Googleカレンダーに保存され、これで連携は完了です。
14.効率的なミーティングを開催しよう
最近では出社できない企業も多く、オンラインで会議をする機会が多くなりました。
その傾向からZOOMを使う機会も増えています。
ZOOMミーティングに参加した際はバーチャル背景やチャット機能、画面共有などの機能をしっかりと使いこなせば普段行われている会議により近い形でミーティングを行うことができます。
今回の記事でご紹介した機能をしっかり設定し、有意義なミーティングを行っていきましょう。
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