今回は、ZOOMの使い方基本編に続き、応用編を解説していきます。
ぜひ最後までご覧いただき、ZOOMをマスターしましょう。
基本編はこちらです↓↓↓
1.ZOOMでのセキュリティ対策
大人数でミーティングを行う際、多ければ多いほど参加者の把握が難しくなります。
そこで、安全にミーティングを行うためにセキュリティ対策をしっかりとっておく必要があります。
セキュリティ対策にはいくつかの種類がありますので、ひとつずつお伝えしていきます。
1-1.待機室を設ける
待機室を有効にしておくことで、ZOOMに参加する前にホストの許可が必要になります。
ですので、ホストが許可しない限りミーティングに参加することができないので効果的な手法です。
では、待機室の機能をオンにする方法ですが、
「マイアカウント」→「設定」→「ミーティングにて（詳細）」の順にクリックすると、「待機室」という項目が現れますのでオンにします。
すると、参加希望者がZOOMに入る前に一旦ホストの許可が必要になります。
このように、リンクやIDを入力して直接ミーティングに参加する流れより、参加前にホストの許可がないと参加できない仕組みを作っておくことで、より安全にミーティングを行うことができます。
1-2.プライベートチャットを無効にする
ZOOMのチャット機能には、全員に送ることができる機能と個別で送ることができる機能があります。
もし悪質な参加者がいた場合、個別で他の参加者に悪質なメッセージを送信するなどの迷惑行為が発生する可能性があるんですね。
そのような事態にならないために、あらかじめプライベートチャット機能をオフにしておくことをオススメします。
設定方法は、先ほどと同様にトップページの「マイアカウント」をクリックします。
「ミーティングにて（基本）」をクリックして「プライベートチャット」を探します。
見つかったらチェック項目を外し、オフにします。
これで次回のミーティングからプライベートチャットが使えなくなります。
1-3.共同ホストを設定する
大人数で開催されるミーティングでは、ホストが一人で参加者を管理することが難しくなります。
そこで、ホストを共同にすることで自分以外の人でも同じ操作の権限を与えることができ、参加者の管理がしやすくなります。
大人数で開催されるミーティングでは多くの方が利用していますので、ぜひ取り入れてみてください。
では、共同ホストの設定方法を解説していきます。
まず、ミーティングを開催してください。
ミーティングを開催したら、下部の「参加者」をクリックします。
右側に参加者の一覧が出てきますので、共同ホストにしたい参加者のところにカーソルを移動させてください。
すると、「ミュート解除」と「詳細」が出てきますので「詳細」をクリックします。
クリックすると、「ホストにする」という項目が出てきますのでクリックすると自分と相手がホストになります。
このように、あらかじめセキュリティー対策をしておくことでより安全にミーティングを進めることができます。
今回のおさらいとして、
・待機室をオンにしておく
・プライベートチャット機能をオフにしておく
・共同ホストを設定する
以上になります。
特に大人数で開催されるミーティングは、様々な人が参加しますので中には悪質な参加者も存在します。
万全なセキュリティー対策を取ってより良いミーティングを行うようにしましょう。
2.ZOOMで遠隔操作をする方法
ZOOMでの遠隔操作では、文字の通りで他の参加者の画面を操ることができます。
ですが、その前に設定で遠隔操作をオンにしておく必要があります。
「マイアカウント」→「設定」→
「ミーティングにて（基本）」→「遠隔操作」をオンにする
これで設定が完了します。
遠隔操作をするためには、あらかじめ遠隔操作する参加者を画面共有させる必要があります。
では、遠隔操作する方法を解説していきます。
遠隔操作する参加者の画面が共有出来たら、上部の「オプションを表示」をクリックします。
「リモートコントロールを要求する」をクリックします。
すると、相手側に遠隔操作の許可を求める画面が出るので、許可してもらいます。
これで相手側を遠隔操作する方法は以上です。
3.ブレイクアウトルームを活用する
本来ZOOMでのミーティングは一つのルームで数人、もしくは数十人で開かれるのが一般的ですが、参加者をグループに分けていくつかのルームに配置する機能がZOOMには存在します。
例えば30人の参加者がいて、10人ずつでミーティングを開催したい場合、3つのグループに分けてそれぞれ違う内容のミーティングを行うことができます。
実際に社内でいくつかのルームに分けて交流会なども行われています。
ホストが自動でルーム分けをし、そこで自由に会話をする。（あらかじめ時間設定する）
時間が来たら再度自動でルーム分け。
これの繰り返しでやっていきます。
というように、ミーティングだけでなく様々な使い方ができるのがブレイクアウトルームの魅力です。
ブレイクアウトルームを使う人は比較的少ないのでやり方がわからないという方も多いですが、比較的簡単に作成できます。
3-1.ブレイクアウトルームの作成方法
では、ブレイクアウトルームの作り方を解説していきます。
ミーティングを開始する前に、マイアカウントの設定であらかじめ「ブレイクアウトルーム」の許可をしていく必要があります。
「マイアカウント」をクリック
「設定」→「ミーティングにて（詳細）」の順にクリック
すると、ブレイクアウトルームの項目が表示されます。
オンにしていない場合はオンにして更新してください。
オンにしたら、試しにミーティングを開催してみましょう。
ミーティングの開催方法については以下の記事をご覧ください。
ミーティングを開始すると、下の項目に「ブレークアウトセッション」が現れるようになります。
クリックすると設定画面が表示されますので、新たに作成するルームを決めてください。
「自動」を選択すると参加者が自動で振り分けられ、「手動」を選択すると手動で参加者を振り分けることができます。
ブレイクアウトルームの使い方は以上になります。
そのほか、解説していない部分も実践してみることで細かい機能を使うことができますのでぜひ試してみてください。
4.応用を利かして質の高いミーティングを行おう
このように、ZOOMの基本編に加えて応用の使い方をしっかりマスターしておくことで、より質の高いミーティングを行うことができます。
特に最近では、ZOOMの需要が高まっています。
リアルでのミーティングに劣ることのないように、しっかりとZOOMの使い方を細かい部分まで理解しておくようにしましょう。
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